Privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Noordvaro persoonsgegevens verwerkt bij websitebezoek, contact, offertes en opdrachten.

1. Wie is verantwoordelijk?

NOORDVARO V.O.F is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Noordvaro voor aanvragen, offertes en opdrachten verwerkt.

NOORDVARO V.O.F Kanaalstraat 10 9401 ER Assen Nederland KVK 99139189 BTW-ID NL868820921B01 E-mail: info@noordvaro.nl Telefoon en optioneel WhatsApp-contact: +31 6 12039137

Dit is het juridische correspondentieadres. Het is geen openbare winkel, showroom of vrije bezoeklocatie; bezoek vindt alleen plaats na een vooraf schriftelijk bevestigde afspraak. Gewone marketingpagina’s vermelden alleen Assen, Drenthe.

2. Welke gegevens kunnen wij verwerken?

Wanneer u zelf per e-mail, telefonisch of via WhatsApp contact opneemt, kunnen wij uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer als u dat zelf vermeldt, projectadres, projectomschrijving, voorkeuren, correspondentie en door u meegestuurde foto’s of documenten ontvangen. Bij een opdracht kunnen daarnaast offerte-, overeenkomst-, plannings-, uitvoerings-, opleverings-, klacht-, factuur- en betaalgegevens nodig zijn.

Stuur geen identiteitsbewijs, BSN, medische gegevens of andere gevoelige of niet-noodzakelijke informatie. Beperk foto’s tot wat nodig is voor de aanvraag en vermijd herkenbare bewoners, kinderen, documenten en privébezittingen die niet nodig zijn voor de beoordeling.

3. Hoe werken de websiteformulieren?

De huidige formulieren bouwen alleen tijdelijk in de geopende browserpagina een samenvatting op. De website verzendt die informatie niet automatisch, heeft geen formulierenbackend, database, CRM of uploadfunctie en bewaart de ingevoerde aanvraag niet doelbewust in cookies, localStorage of sessionStorage.

U kiest zelf of u WhatsApp of een e-mailconcept opent of de samenvatting kopieert. Bij “open per e-mail” wordt de tekst aan uw eigen e-mailprogramma doorgegeven. Uw e-mailprovider of apparaat kan een concept bewaren of synchroniseren. Noordvaro ontvangt de inhoud pas nadat u de e-mail zelf verzendt en deze wordt afgeleverd. Bij “kopiëren” komt de tekst op het klembord van uw apparaat; de beveiliging en eventuele synchronisatie daarvan vallen onder uw apparaat en gebruikte diensten.

Telefonisch contact en WhatsApp zijn optionele contactmogelijkheden via +31 6 12039137. Een klik op de WhatsApp-link opent de externe dienst en kan de voorbereide tekst doorgeven voordat u op Verzenden drukt. Noordvaro ontvangt een bericht wanneer u het verstuurt en het wordt afgeleverd. U kunt het concept eerst controleren en aanpassen. Bij een lange aanvraag blijft de volledige samenvatting kopieerbaar en opent de link een gesprek zonder de volledige tekst; de lengtegrens is een compatibiliteitshulp, geen WhatsApp-limiet. E-mail en handmatig kopiëren blijven beschikbaar.

4. Waarvoor gebruiken wij gegevens en op welke grondslag?

Wij verwerken gegevens voor zover dat nodig is om:

- uw vraag te beantwoorden en op uw verzoek een offerte of projectvoorstel voor te bereiden; - afspraken te maken, een overeenkomst uit te voeren en werk op te leveren; - projectcommunicatie, administratie, facturering en betaling te verzorgen; - klachten, herstelverzoeken of geschillen te behandelen; - aan wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen te voldoen; - onze website en systemen noodzakelijk te beveiligen en technische storingen te onderzoeken.

Voor stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst en voor uitvoering van een overeenkomst gebruiken wij de contractuele grondslag. Wettelijke administratie berust op een wettelijke verplichting. Voor noodzakelijke beveiliging, zakelijke contactpersonen en de behandeling van mogelijke aanspraken kan een gerechtvaardigd belang gelden, na afweging van uw belangen. Voor optionele publicatie van herleidbare projectfoto’s vragen wij waar nodig afzonderlijke toestemming.

Een gewone aanvraag is geen toestemming voor marketing.

5. Websitehosting en technische gegevens

De website wordt gehost door Vercel. Voor het afleveren en beveiligen van een websiteverzoek kan Vercel technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, datum en tijd, opgevraagde URL, browser- en apparaatgegevens, verzoek- en foutgegevens en afgeleide locatiegegevens. Deze verwerking staat los van de inhoud die u eventueel later zelf per e-mail of WhatsApp verstuurt.

Noordvaro heeft in de huidige applicatie geen analyticsprovider, advertentietag, Google-tag of marketingpixel geactiveerd. Beperkte campagneparameters uit een URL kunnen tijdelijk in de door u samengestelde samenvatting worden opgenomen; daarvoor gebruikt de applicatie geen trackingcookie of langdurige browseropslag. Plaats geen persoonsgegevens in URL-parameters.

6. E-mail, WhatsApp en andere ontvangers

Zakelijke e-mail voor info@noordvaro.nl wordt afzonderlijk van de websitehosting verwerkt via Cyber_Folks. Noordvaro gebruikt voor de huidige websiteaanvraagstroom geen aanvullende Gmail-, Outlook/Microsoft 365- of iCloud-mailbox, cloudopslag, CRM of extern projectopslagsysteem. Uw eigen e-mailprovider en e-mailprogramma verwerken de e-mail aan uw kant volgens hun eigen voorwaarden. Noordvaro ontvangt alleen wat u daadwerkelijk verzendt.

WhatsApp is een afzonderlijke externe dienst en verwerkt gegevens volgens zijn toepasselijke voorwaarden en privacyverklaring. Cyber_Folks is de e-mailprovider, niet de WhatsApp-provider. De website heeft geen WhatsApp-widget, SDK of iframe en maakt vóór een bewuste klik geen WhatsApp-/Meta-verzoek.

Voor een concreet doel kunnen gegevens verder toegankelijk zijn voor personen die namens Noordvaro aan de aanvraag of opdracht werken, een ingeschakelde specialist, een verzekeraar bij een daadwerkelijke schadezaak of een bevoegde overheidsinstantie wanneer de wet dit vereist. Toegang en verstrekking worden beperkt tot wat noodzakelijk en rechtmatig is. Noordvaro verkoopt geen persoonsgegevens.

Waar een dienstverlener verwerker is, moeten passende verwerkersafspraken gelden. Een eventueel later gebruikt boekhoudsysteem valt niet automatisch onder de hier beschreven websiteaanvraagstroom en wordt vóór gebruik afzonderlijk beoordeeld.

7. Doorgifte buiten de EER

De website is niet als uitsluitend Nederlandse of uitsluitend Europese verwerking ingericht. Vercel beschrijft in zijn Data Processing Addendum de toepasselijke mechanismen voor internationale doorgiften, waaronder waar van toepassing standaardcontractbepalingen. De feitelijke locaties en subprocessors kunnen per dienst en configuratie verschillen. Voor e-mail worden accountspecifieke locaties of doorgiftemechanismen niet als vaststaand beschreven zolang daarvoor geen verifieerbare grondslag beschikbaar is. Noordvaro zal niet beweren dat gegevens de Europese Economische Ruimte nooit verlaten zonder verifieerbare grondslag.

8. Bewaren

De website zelf bewaart geen ingevulde aanvraag in een Noordvaro-database. Een verzonden e-mail en de daaropvolgende projectcommunicatie kunnen wel in de zakelijke mailbox en administratie worden bewaard. Verzonden en afgeleverde WhatsApp-berichten kunnen in zakelijke chats aanwezig zijn.

Niet-omgezette e-mail- en WhatsApp-aanvragen worden twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact bewaard. Noordvaro voert ieder kwartaal een verwijdercontrole uit. Deze controle omvat, waar van toepassing, zakelijke chats, media, gekoppelde apparaten, lokale kopieën en andere kopieën waarover Noordvaro controle heeft. Toegang tot zakelijke chats is beperkt tot wat nodig is voor de aanvraag of opdracht.

Niet-essentiële of onbewerkte projectfoto’s worden tot maximaal 24 maanden na afronding van het project bewaard, tenzij een andere voortdurende noodzaak is vastgelegd. Portfoliofoto’s kunnen langer worden bewaard zolang een geldig publicatie- of documentatiedoel en een rechtmatige grondslag blijven bestaan; Noordvaro beoordeelt dit periodiek opnieuw.

Project-, administratie-, belasting- en contractgegevens die voor een ander gerechtvaardigd of wettelijk doel nodig blijven, volgen de bewaartermijn die voor dat doel en het specifieke gegeven geldt. Dat maakt niet iedere losse e-mail, chat of projectfoto automatisch onderdeel van een administratie met een vaste fiscale bewaartermijn. Andere gegevens bewaart Noordvaro niet langer dan noodzakelijk voor het doel, een wettelijke verplichting of een concrete noodzaak rond een lopende of mogelijke aanspraak.

Operationele verwijdering omvat de actieve Cyber_Folks-mailbox, verzonden en verwijderde items en, waar van toepassing, chats, media, gekoppelde apparaten, lokale kopieën en andere kopieën waarover Noordvaro controle heeft. Noordvaro kan geen rechtstreekse verwijdering garanderen uit WhatsApp-systemen of back-ups van dienstverleners waarover Noordvaro geen controle heeft. Dergelijke kopieën kunnen volgens de verwerking en back-upcyclus van die dienstverlener blijven bestaan.

9. Uw privacyrechten

U kunt, voor zover de wet dat in uw situatie bepaalt, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken wanneer toestemming de grondslag is. Intrekking verandert niet de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking.

Stuur een verzoek naar info@noordvaro.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als een wettelijk toegestane verlenging nodig is, leggen wij dat tijdig uit. Wij kunnen uw identiteit evenredig controleren; stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van een identiteitsbewijs. Niet ieder recht is absoluut, bijvoorbeeld wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Beveiliging en wijzigingen

Noordvaro neemt passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s, waaronder beperkte toegang en zorgvuldige verwerking. Geen internet- of e-maildienst kan absolute beveiliging garanderen.

Nieuwe automatische formulieren, uploads, WhatsApp-widgets of API-koppelingen, analytics, marketingtags of andere gegevensstromen vallen niet automatisch onder deze verklaring. Vóór activering moeten de technische controle, deze verklaring en waar nodig de toestemmingsinrichting worden bijgewerkt.

Bij wijzigingen in onze werkwijze passen wij deze privacyverklaring waar nodig aan.